Projektledare – behövs de?

I torsdags kväll (25/8 2011) arrangerades debatten ”Projektledare – behövs de?” på Villa Ludvigsberg, Frontit/ProjektStyrning tillsammans med Dataföreningen Stockholm (projektledarnätverket). 50 reflekterande deltagare dök upp, och i startpanelen satt Andreas Larsson, Olof Melinder, Torbjörn Gyllenbring, Anders Ivarsson, Hanna Wallin, Carina Meurling och jag själv. Markus Ekelund, VD på Frontit modererade.

Upptakten var debatten som då och då blossar upp i diverse forum, än mer på sistone ju mer agile-rörelsen sprider sig. Vad ska vi ha projektledare till? Är det en utspelad roll på samma sätt som maskinskriverskor? Förhindrar projektledare ansvarstagande hos andra, eller är de nödvändiga för att nå ett resultat, koordinera och vägleda en grupp människor framåt som ska utföra en uppgift..? Är ScrumMastern den nya projektledaren?

Många frågor ställdes. Besvarade vi frågan under dessa 2 timmar? Skulle vi uppfinna projektledaren på nytt om det inte redan var en inarbetad roll?

Efter 2 timmars sansad diskussion och berättelser om situationer där projektledarens närvaro eller frånvaro påverkat oss på olika sätt, upplevde i alla fall jag att de stora tankarna började smyga in. De 2 första timmarna var ett ömsom lyssnande på andras perspektiv och vädrande av sina egna. Vi kunde konstatera att vi har olika erfarenheter av projektledare – allt från maktgalna kontrollfreaks till coachande, uppmärksamma hjälpande händer.

Det behövs någon som hjälper teamet att kommunicera, utåt och inåt, kanske kommer framtidens projektledare kallas kommunikatör i stället? Eller coach?  Det behövs också någon som agerar paraply ibland. En klok person i publiken sa att när solen skiner och allt är toppen, vem behöver då ett paraply som stör rörligheten? Men när det regnar och öser ner, är inte ett paraply bra att ha då? Hur ofta jobbar vi egentligen i ideala situationer för självorganiserande team?

Det kanske räcker med en ledare nånstans i bakgrunden som krattar marken, och verkar men inte syns, tyckte vi efter Andreas Ivarssons berättelse om ett projekt där teamet agerade helt själva – men naturligtvis hade det både bemannats och skrivits avtal och hållts kontakter mellan ”gubbar” eller ”gummor” för den delen med höga hattar. Kanske av gubbar och gummor som förstått vikten av att inte lägga sig i i onödan, som låter teamet blomma själv och bara ser till att teamet får vatten då och då.

Efter 2 timmar, halvt utsvultna, började diskussionen handla mer om långsiktighet, effekter och ansvaret för detta. Vi tror att styrgrupper och ledningar framöver kommer att tänka mer långsiktigt. Kanske kommer projektformen användas mindre och inte lika ofta för systemutvecklingsinsatser. Kanske kommer effektledare tillsättas snarare än just projektledare.

Jag tror att med lite lagom mat i magen och en paus hade vi kommit ett steg djupare. Om vi fortsatt 1 timme till hade kanske  de väldigt kloka frågorna ebbat ut till förmor för fler tydliga insikter. Detta var början för en grupp projektledare eller f.d projektledare att reflektera med andra över frågan. En fortsättning är nödvändig för att kunna ge några svar, och ta höjd för att det då kommer säkert krävas 2 timmar startsträcka för att de riktigt visa orden och insiktsfulla svaren ska höras. Jag är säker på att vi kan det.

Det var många som ville stanna kvar en bra stund efter debatten, trots hunger och sen kväll. Detta tyder väl på att detta ska fortsätta.

Eventuellt får jag möjlighet att sammanfatta debatten på 3 minuter under ett blixttal på konferensen ALE2011  (nätverk för Agile & Lean Europe) om 2 veckor. Vad tycker DU som var med att jag absolut måste ta med mig från debatten då?

Tack alla som bidrog genom att bara närvara, eller genom att prata, till en fantastisk diskussion.

Alla älskar vattenfall?

Jag tror de allra flesta organisationer (i Sverige iaf) numera säger att  de vill bli, håller på att bli, eller redan är agila. Åtminstone utifrån de berättelser jag hör och ser.

Vad väldigt få av de personer som uttalar sig om detta verkar vara medvetna om är att organisationen för att dra nytta av de agila metoderna, faktiskt på riktigt helt måste överge vattenfallsmetoden, och den viljan verkar än så länge bara finnas hos några få organisationer och personer. Alla verkar älska sin baby – vattenfallsmetoden, tryggheten, vanan, den kända marken, som visserligen misslyckas konstant men den är ändå känd och förankrad – Så här har vi alltid gjort!

Jag får ibland frågan att hålla utbildning i Scrum och agila metoder – då samtidigt med klausulen . ”Ja, fast vi måste självklart behålla nuvarande process med kravspecande och detaljerad analys och exakt tidsuppskattning innan projektet”. Vad svarar man på det?

alt 1 – Glöm det! Väx upp och säg till när ni är redo för att bli agila, återkom då, så sitter jag o gör annat så länge.

alt 2 – Ok! Kul! Hur antar vi den här utmaningen då? Vad kan vi göra tillsammans under utbildningen och efter för att se och förstå nödvändigheten av att överge babyn för att kunna adoptera en ny? Vad kan vi hitta på?

Hur är din approach?

Själv tror jag att så länge vi väljer att vara i konsultbranschen kan svaret i princip bara bli alt2, men att känna av klimatet ordentligt och faktiskt våga ge upp när det är för lång resa. Kanske är det något annat organisationen behöver först? Kanske gå utbildning i effekthemtagning och mål/visionsarbete, eller varför inte teamutveckling eller verksamhetsarkitektur eller något annat intressant. Scrum kanske inte alltid bör ha företräde i alla organisationer bara för att det känns modernt att säga att man gör Scrum? Det kan beställare tänka på . Vill vi verkligen överge vår baby – vattenfall? Vi älskar den ju så?

ps. för den som undrar. Den här bloggen får helt enkelt bli blandade språk.. ibland svenska ibland engelska.

Why estimation by email is a bad idea

It seems like the most common way to communicate between customer (for example a Marketing department) and supplier (for example a development company or a webb design company) is by email.

Email seems to be the most common way to ask for an offer or an estimate.

By working both on the customer and the developer side I very clearly have seen during 15 years of web and IT development projects, that making estimates through email communication is a very bad idea and a big WASTE. Why?

• Reading and make a correct interpretation of email descriptions of a design idea someone else has written, is extremely hard
• Email is very close to one-way communication. The ones reading your email are scratching their heads trying to figure out what you mean. To pick up the phone is very uncommon these days. The readers (suppliers) will try to collect all their questions in one email, in stead of 20 small ones – by the time for writing the email back, they’ll have forgotten half of the questions or think it’s to small to write in an email.
• Email is very close to one-way communication. The readers (suppliers) cannot share their own ideas of better solution or their questions
• Email communication takes TOO MUCH time for all people involved. The lead time from the customers idea to a fair estimate can be weeks. Bring the customer and supplier together for 1 hour (or video conference if the distance is too far), and you will have a fair estimate that same hour.
• When you finally reach some estimate by email communication after 1 week or more, there will be so much misunderstandings so when the service or functionality is developed there will be endless discussions about the estimate and  – who said what, who had the right intepretation. When you talk about design issues face to face there is at least a fair chance of common understanding.
• Email communcation wastes the creative minds of both the customer (writer) and the (supplier) reader. You’re not taking advantage of the creative nature of face to face communication where you can share ideas, draw, explain impediments, constraints, the purpose and develop the idea to a better and in the long run much cheaper one, by making a better solution for both you and your customer.

Please STOP this! And you will come much quicker to time to market – and have much more accurate estimates.

It’s very easy. By going for 1 hour travel time to meet your supplier to have a 1 hour conversation about some idea, you will for sure save many many hours in later discussions (by probably writing angry emails). And if they like you, you might be brave enough to ask them for a desk to borrow the rest of the day with your laptop so you don’t have to travel back that day.

Try this @ home and @ your supplier and you will both win the estimation game.

The system is you!

“Changing the system, will change what people do. Changing what people do, will NOT change the system.” (Peter Sholtes)

The system that people work in accounts for as much as 95% of performance, as Edward Deming said.

What Deming and his followers say, is that it’s no point for a manager to try to optimize the perfomance of workers, by pushing them to work harder, more, extensive training etc. Managers and others need to change the system, to make any visible change in performance.

So is there no need for you to change? To start take individual accountability for the environment you work in, and the conditions that stops you from doing what you believe is right?

They do NOT say that individual actions has no effect. Individual actions is another story.

Who created the system in the first place? People.
Who sustains the system we work in? People.
Who has the possibility to change the system? People.

In fact, the system cannot change itself. It has to be changed by people. Managers, co-workers, team members, people like you and me.

When you realize that YOU are the system then it’s easy to see that you can make a difference. By using courage to say NO to useless re-organizations, to suggest better ways or go to agile war.  To say: ”We’re not doing this anymore!”.   All successful organizations, revolutions and break throughs in innovations and working conditions has started with someone not aggreeing with how the system works.

If all people believed that individual action has no point, that it’s all about ”the society” to change by itself, women would still have no voting rights, dictators would still sit comfortably in northern Africa, we would still have feodal rulers everywhere, slavery would still be legal.

These are big changes that has happened. In the agile IT community we’re talking about much smaller changes. Like how our work places are arranged, how the team sits, what tools and routines we’re instructed to use or what internal politics says is right or wrong to do for you as a co-worker. So of course there is much easier for us to make changes. Small change – small revolution.

Have you allied with your team members lately? Do you want to use Kanban, but the project manager doesn’t? Do you want to do retrospectives, and your project manager doesn’t? You want to automate tests? Your manager says you don’t have time? Need a product owner on site? No one will give you that unless you do ask for it persistently, creatively and humble with a decisive look?

Get allies, as the labor unions did. When you’re 6 out of 9 in a team that really wants to throw out the document heavy process and put in face 2 face communication or whatever agile technique or method you like to have – it’s easy to organize yourself and make changes!

It’s a bit ironic how often I hear agile minded team members (sometimes myself even) say that they need the project manager to change before they can go agile. You need a manager to get self-organized, is it so?

You are the system. You cannot change it all by yourself. But sure is, you can be the first to say NO!

If you first get friends with the one that stops you from doing whatever agile thing you like to do, by inviting him or her to lunch and show some interest and respect for his passions, then the NO will for sure be much easier to turn into a YES – we will change our little world, our little system to a little better place to be in.

Thx to friends at Agila Sverige conference for making me think.

Agila Sverige 2011 – 10 år av agile

Varje gång jag ser programkod på storbildskärm kan jag inte låta bli att bli sugen igen, att göra det riktiga hantverket/konstverket. Nya språk, roliga saker som händer, monader & Scala, funktioner och kvalitetstänk gör att jag undrar ibland hur det skulle vara att prova igen.
Programming, motherfucker liksom.

Vi andra gör ju bara (?) Managment, asshole

Min stora miss!  Att inte delta i open x-sessionen där man skulle para kund/programmerare och utveckla något snabbt som attan till en marknad.  Var istället en stor behållning att se några vänners blixttal bland annat Jocke Holm i 4D-glasögon som siar en framtid där vi organiserar vår verksamhet utifrån-och-in på riktigt och verksamheten både drar (pull) i utvecklingen och deltar i den (vilket borde vara fallet redan idag, dock en optimistisk framtidsvision fortfarande).

Roland Bäcklin visar hur man mha improvment communities på Ericsson tror jag, arbetar med förbättringar i större skala – där en medarbetare committar sig till ett tillfälligt community som har ett visst mål, när målet är uppnåt upplöses communityt och medarbetaren kan delta i ett nytt om han vill. Förutsättning – 5-10% avsatt arbetstid för att arbeta med och implementera förbättringar i verksamheten. Boktips: Succeeding with Agile – Mike Cohn.

Medarbetare, motarbetare och vårt inrotade språk om att tala om oss själva och andra som ”resurser” var på tapeten. Tack Maria Thelin, Jaybis för den insikten under FishBowl-debatten som var en mycket lyckad start där många fick chansen att med väl valda ord uttrycka sin syn på 10 år av Agile.

Individens egna ansvar, teamets ansvar att bli självorganiserade – tänkte fler än jag själv över. Bland annat Petter Wigle som tycker att alla kodapor bör se sig själva som kodlejon i stället, att i stället för att passivt vänta på att få information – se till att skaffa den själva.

Deltog i intressant Open X om Economy of Gifts, att vi kan om vi vill börja organisera oss enligt devisen ”jag hjälper dig med något så finns det säkert något som du kan hjälpa till med i framtiden”. Komma loss ur budget- redovisnings- och tidrapport-träsket – kan vi själva kanske göra något åt det t.om, genom att bjuda på oss själva och inte be om lov – utan be om ursäkt efteråt? Det fungerar på många ställen. Kopplade dessutom väl till det Björn Elmberg talade om på #Webbdagarna – att gamla sanningar är på väg ut i business, nya på väg in – Sharing economy om jag minns rätt pratade han om.

Den största aha-upplevelsen – #OutdoorFriday med Martin Persson. De arbetar utomhus en dag i veckan, för att stimulera hjärnan, hjärtat och kreativiteten – komma ur våra bunkrar, stänga av laptopen, packa en termos och ett liggunderlag och sitta ute, t.om i Februari. Med mer än märkbart resultat. Inspirerar mig att göra det jag bara tänkt länge – att ta med viktiga intressenter på kreativa möten utomhus. Uppbackat av forskning. Det var inte så svårt upptäckte vi under ett OpenX där vi helt plötsligt befann oss utomhus.

Almut Herzog berättade om att starta upp projektet med ”Inception Deck” – ett sätt att få projektteamet med på tåget, väntar in hennes presentation att länka här.

Hans Brattberg, inspirerar om att ge feedback i smått och stort med hjälp av tekniken Perfection Game där tre frågor ställs: Vad ger du mig för betyg på det här? Vad gillade du med det? Vad skulle jag göra för att uppnå det perfekta betyget?  Fråga att använda i team-retrospektiv: ”Hur skulle en perfekt sprint se ut?”

Fantastiskt många bra & underhållande tal i år, givande fikapauser, riktigt drag på middagen.

Tre saker som lyste igenom:
– Eget ansvar för att uppnå det vi vill
– Det behöver inte vara så svårt
– Testning ur alla perspektiv, exploratory, visualisering, automatisering, bdd’s vara eller inte vara, specflow..

Härligt nördig och samtidigt både mänsklig och väldigt medveten konferens som tidigare. Kvaliteten helt klart högre i år både på tal och open space, även om det var lite tunt med postningar på open x-schemat med tanke på det debattglada klientelet.

Vi saknar nästa generations deltagande – vad går 90-talisterna och funderar över därute på sina campus? Något för nästa år gissar jag. Också tvärfunktionella konferenssamarbeten är nästa naturliga steg, det är många som vill i olika forum.

Kram på er! We are the system, society & change.

Leadership in agile organizations

While reading leadership theories there are some patterns that fits well with agile values, principles and ways of work.

In The Starfish & the Spider (Brafman, Beckstrom) the role of the Catalyst is prominent. The one who just acts in the background, connecting people, make changes by full attention listening, true interest in the other person (team member for example) and respect. A quote from the book: ”If you have a boring conversation with someone at a dinner for example, it’s just you who haven’t asked the right questions yet”  That’s the way of thinking of the catalyst, always finding something interesting about a person, worth of respect.

In As One (Baghai) two leadership archetypes are outstanding, fitting with agile way of work – Community Organizer & Volunteers  and
Captain & Sports Team

A short quote from the summary: ”Community Organizers ignite volunteers’ interest through compelling storytelling and opportunities for volunteers to join in.[…] Volunteers themselves are drawn together by a rallying cry, or out of a sense of enlightened self-interest; they gain their power through a strength-in-numbers approach.

The Captain & Sports Team pairing operates with minimal hierarchy and acts like a single cohesive and dynamic organism, adapting to new strategies and challenges with great agility as they appear. […] There is strong camaraderie and trust among the sports team – the collective good outweighs the needs of the individual – while captains are there, on the field as part of the team, to motivate and encourage.

and more reading:

Ken Blanchard observes, “The key to successful leadership today is influence, not authority.”

In ”How to extend your influence” Rockwell talks about the necessity for a modern leader to leave isolation to have influence on others by building communities:

”Community building contradicts isolation and means:
1.    You join their team before they join yours.
2.    They win before you win.
3.    They influence you before you influence them.
4.    You, “Seek first to understand and then to be understood,” Stephen R. Covey.
5.    You give before they give.
No one freely joins your community when they believe you’re in it for yourself.”

This way of  leadership style I believe is what you need to do if you want to introduce agile and get the full effect of the agile models.

The Dao De Jing famous quote ”Of the best leaders the people say – ‘we did it ourselves'” says exactly what the agile leadership is all about.

You need to get your people to buy in by themselves, by finding what’s their glow , by letting them fail forward, learn and try. Back off, and be there for them when they need you and asks for your help.

About the problem solving role that many project managers I know have, love and are much appreciated for – there is an option for being the catalyst community builder type. Going Andon.

At the production line at Scania Sweden they have something called an ”Andon person”. Inspired by Toyota of course. This is the role I wish all you problem solving lovers out there will have in the near future . The Andon is someone the team calls upon when they can’t fix a problem by themselves. They pull a signal and the Andon shows up.

The Andon corresponds to ScrumMaster but is a somehow more comfortable and easy to explain role in my opinion.

The leadership is changing for sure. Maybe all of us need to change.

Using Agile retrospectives as a tool for organizational change

Att stanna upp och reflektera i organiserad workshop-form ökar vår produktivitet markant. Jag har själv sett det fungera – när tillbakablickarna fungerar bra vill säga. Det är lätt att det blir mycket snack och liten verkstad. Med intresse och lite tips och hjälp från olika håll kan vi alla bli fantastiska workshop-ledare är jag övertygad om – och genomföra mirakel.

Därför har Frontit, Agical och Crisp bjudit in Esther Derby & Diana Larsen att komma till Stockholm mellan 14-16 mars för att hålla både introduktionsseminarier på temat ”Hur kan vi genomföra organisationsförändringar med hjälp av agila retrospektiv” – och en 1-dagars-kurs för den som redan provat på retrospektiv och vill komma vidare.

Läs mer i inbjudan. http://www.projektstyrning.se/files/agile_retrospectives.pdf

Sprid gärna vidare om du gillar förbättringar 🙂

Hoppas vi ses!

Det räcker inte bara att jobba agilt för att lyckas med krav

Även om CS artiklar är rätt ytliga och inte säger så väldans mycket, så tycker jag att den här artikeln åtminstone nosar på vad det är vi behöver för att lyckas med våra krav för system ”Det gäller att se kravhantering som en ledningsfråga, inte som en it-fråga”

http://computersweden.idg.se/2.2683/1.333476/modernast-inte-alltid-bast

Tydliga och välformulerade och förankrade mål, målgrupper och affärsstrategier med systemutveckling börjar hos ledningen eller representanter som sitter mycket nära dem.

Som systemutvecklare och kravare har vi ett ansvar att hjälpa dem med den insikten och inte bara acceptera ogenomtänkta systemlösningar. ”Jag bara utför vad den korkade ledningen säger till mig att göra” håller liksom inte om man ser sig själv som mer än en avancerad kompilator.

Jag har sett fler än ett exempel på väldigt kloka och kreativa systemutvecklare som fullkomligt väller över av synpunkter på hur man ”borde” göra – och de yttrar sig bara när inte ledningen hör..

Eller för den delen kravare som aldrig ställer frågan vad vi vill uppnå och hur strategin ser ut för att nå dit utan ser sig som stenografer av andras viljor. Trots att de ofta sitter på väldigt mycket domänkunskap, affärsidéer och metodkunskap. ”Tänk om jag bara fick göra på _mitt_ sätt då..!”

Och jo, jag kastar sten i glashus för inte sjutton är det lätt att säga vad man tycker när de välartikulerade och karismatiska ledarna är i huset.

Men det går! Det har jag också sett 🙂

Veckans ord: Kontroll

Har du läget under kontroll? Har du koll?
Koll på vadå? På ungdomarnas nya mönster, på historien? På marknaden eller människans potential?

Den bild som dyker upp i mitt huvud när jag tänker på ordet kontroll är en bild på en gymnast, på en bom, som gör en sådan där fantastisk långsam bakåtvolt, går ner i brygga bakåt och runt. Det tycker jag är att ha koll på läget.

Vad händer då om bommen börjar svänga från sida till sida samtidigt som du gör den där bakåtvolten?
Det lätta svaret är naturligtvis att gymnasten (du) får anpassa tekniken och färdigheten till den nya situationen, den svängande bommen (omvärlden).

Vissa skulle nog försöka stoppa bommen från att svänga och det går antagligen till en viss del. Agilister skulle säga att det är något dåligt. Bättre anpassa sig till den nya rörelsen än förhindra den.

I hur stora vinklar och hur fort ska bommen svänga för att det inte ska vara en fara för hela rummet (hela systemet) och vi helt enkelt MÅSTE försöka hindra den på något sätt för att den inte ska skada någon, i stället för att bara anpassa vår teknik (metoder) och  redskap till att själva kunna röra oss smidigt på bommen?

Erfarenhet av liknande svängningar, känsla och omtanke för omgivningen är det som också där ger det rätta svaret, skulle jag tro. Och då har vi den positiva innebörden av kontroll, för visst finns det en sådan.

Kursmaterial till seminariet på Avega

Vi hade en givande övning där deltagarna skrev user scenarios på att få del av kursmaterial. Fantastiskt roliga idéer och tankar som utmanar hur vi föredragshållare och stackars arrangörer jobbar med vårt material egentligen. Jocke, dela gärna med dig av ditt nuvarande scenario här.. 🙂

Jag lovade iaf att lägga materialet utanför min lokala disk och på bloggen, så nu finns det på Dropbox och länkat härifrån under rubriken Kursmaterial och presentationer

Lycka till med systemen, processerna och människorna.