Det här är det normala – har du tänkt på det?

Det tjatas i diverse medier om ”när saker går till det normala” på sistone. Och då verkar man inte mena normala dödstal, eller normala arbetstider för vårdpersonal, om det nu nånsin funnits några.

Vad är det man menar undrar jag? Är det normala resemönster(= minst en thailands- medelhavs- och alpresa per it-konsult/medie-familj och år)? Är vi verkligen inte mer kreativa än så i vår upptäckarlust? Menar man normal trängsel på tåg och bussar (alltså max 5 cm avstånd mellan din näsa och min näsa på morgonen? Normalt kaos i skolmatsalarna och korridorerna, normalt trafikkaos utanför skolorna? Menar man minst 10 000 besökare per konsert och sportevenemang? Eller ingen festival eller show under 1000 personer som trängs och svettas i entréerna?

Är det normala trånga, mörka och svettiga konferensrum? Istället för lugn och ro på morgonen?

Är det normalt?

Med all sorg för taxichaufförer, musiker och researrangörer som förlorat sin inkomst. Så.. vill någon alls ha allt som det var innan Corona?

Det jag egentligen ville säga var, att det är just det som vi är i nu, som är det normala. Inget annat är normalt. Hur vill vi ha saker nu? Hur kan man försörja sig som musiker? Eller krogägare? Hur vill vi jobba, vi som har förmånen att kunna jobba hemifrån. Vilka arbetstider är egentligen rimliga om man jobbar i vården, pandemi eller inte? Vem justerar det?

Det enda som är normalt, är det som är nu. Allt annat är historia, eller framtid.

Har du tänkt på det?

Annons

När behövs en ScrumMaster egentligen?

Det finns de som säger att ScrumMaster är en onödig roll. Att den inte behövs. Ibland kan jag också säga det. Med all rätt. 

Det finns situationer när det inte behövs en utsedd ScrumMaster för att ”få ordning på processen” eller ”för att utveckla teamets förmåga”, ”stötta produktägare och andra roller”, ”hjälpa teamet identifiera och lösa beroenden och supporthantering”, ”förbättra kommunikationen med andra team”,  ”hantera onboarding och andra bemanningsfrågor”, ”hjälpa teamet hantera planering som ligger utanför det dagliga” med mera.

• T.ex när det är ett litet team. Med avgränsat scope och uppdrag. Kanske 2-3 utvecklare plus någon produktägare/designer/business analyst eller stakeholder manager av något slag.  

• Eller när en eller flera av utvecklarna särskilt brinner för utvecklingsprocesser, motivation, team-utveckling, stakeholder management, samverkan och integrationer med kunder och andra delar av organisationen osv.

• Eller när ett team är väldigt moget, har jobbat länge eller intensivt tillsammans med samma produkt eller tjänst. 

• När produkten som utvecklas har få beroenden och stakeholders att hantera. 

När detta inte är sant, så behövs en ScrumMaster eller motsvarande roll. Och det är inte säljsnack från konsultmäklare eller Scrum-cert-organisationer. Varför?

Annars landar de uppgifterna på produktägaren eller någon liknande roll. Som då inte får tid att göra sitt vanliga jobb. Och produktägaren blir som ja, den gamla klassiske projektledaren som fick ansvara både för vad:et och hur:et. En ofta ohållbar uppgift. Ville vi verkligen ha tillbaka det?

Uppgiften landar aldrig på utvecklarna. Förutom möjligen att starta ett morgonmöte och hålla ett rutinartat retrospektiv.

”Ja, vad är det för problem med det då? Ett team ska ju kunna ro sin egen process”. Har jag hört mer än en gång. I praktiken menas: ”produktägaren (eller annan liknande roll) fixar det”.

Det är sant, att ett team bör kunna ro sin egen process. Hur kommer man dit?

Efter 20 år i olika team och organisationer, små och stora, har jag fortfarande inte sett något team fixa scrummaster-biffen från start helt på egen hand. Förutom när:

• Teamet varit litet, 2-3 utvecklare…
• liten avgränsad produkt
• Få beroenden och stakeholders
• .. ja samma som ovan alltså

Kanske kommer den dagen.

Den som säger att ett team inte behöver något stöd kan börja med att axla en roll som t.ex produktägare, testledare, UX-designer eller kravledare. I ett team med en icke-trivial produkt. Utan scrummaster eller team coach.

Innan du har gjort det, så låt bli att vädra åsikter om scrummastern behövs eller inte. Eller att ”teamet gör det”. För det gör de inte. Inte utan hjälp att lära sig och en del jobbiga hinder röjda först. Och vem ska göra det? Du?

Vem skulle säga att ett fotbollslag, även på knatte-nivå, inte behöver en team coach?

Har sällan eller aldrig sett en utvecklare som steppar fram och tar tag i den där jobbiga incidenthanterings-processdiskussionen med någon leverantör som har ett  krångligt avtal. 

Eller tar tag i bemanningsfrågan inför nästa halvår . Eller administrerar allt som behövs för att onboarda en ny person i teamet, inklusive maillistor, inbjudningar och passerkort. Delvis ja, men helt nej.

Ännu färre har jag sett rodda i tröga och gammaldags inköps-rutiner för att få tillgång till rätt verktyg.  De utvecklarna som haft ansvaret på egen hand, har gett upp direkt och fortsatt jobba med dåliga verktyg eller bytt jobb.  En duktig scrummaster hjälper till att driva och lösa just sådana problem.

Ingen utvecklare jag mött har drivit lokalplanering inför nästa år. När den varit icke-trivial, t.ex kräver investeringar eller förändringar. Inte heller har jag sett utvecklare styra upp tidrapporteringar så de blir enklare och tar mindre tid från utvecklare..  och så vidare.  

De utvecklare jag sett som axlat en del av de uppgifterna har antingen:

• Varit utvecklare i ett litet eller moget team, en avgränsad produkt, få beroenden
• Ja… ni fattar

Nästa gång du säger att en scrummaster inte behövs – har du då frågat om produktägaren eller någon annan i din närhet är beredd axla frågorna ovan?  Eller har du själv tänkt göra det?

Det kommer nog dröja innan jag tar en roll som scrummaster igen, så detta är ett litet hyllningstal till alla scrummastrar därute.   Som axlar ett stort ansvar för att utvecklare och andra i tekniska projekt och team ska få en uthärdlig och kanske t.om bra eller fantastisk jobb-situation. Som hjälper dem att lyckas. Och inte alltid får den cred de förtjänar.

Jag vet hur det är att vara utan scrummaster. Då har jag, ensam, fått dubbla roller.

Oavsett talesätt som ”teamen ska ro sin egen process”.  Det händer inte, eller väldigt sällan, utan en team coach. Jag har fått bli team coach, även när jag haft en annan huvudsyssla.

En scrummasters viktigaste uppgift är att se till att hen inte behövs, eller bara behövs ytterst lite.

Någon som ser liknelsen med en fotbolls-coach? Det är en resa dit, fråga vilken fotbolls-coach eller ridlärare som helst..

Tur att det ibland finns en guide på plats.

Are you sure people get happy about your ”Oops” error messages? Or does it lower their trust in your software..?

This might be a pet peeves for me, so show me I’m wrong. I’m pretty sure I’m not.

All over the web and apps we can nowadays see this ”Oops, something got wrong” error message, at any point, any time. It seems to have replaced the ”Server error” message everyone hated. But really, what’s the difference?

When I ask programmers why they use this ”Oops..!” line the common answer I get is ”we want to have a friendly language with the user”. Really? In what way is this more friendly than ”server error”? The only reason to use ”Oops, something got wrong” is if you have no idea what happened, or don’t bother to test your app enough to give the user some better clue and support.

Very rarely there are cases where the developer can’t find the cause and possible solution for the user. But it takes time and effort to find out different user scenarios and tweak error messages to print some help to the user, so it’s much faster to just write ”server error”, ”technical error” or .. ”oops.. ” error.

I understand this, time is a problem. You just want to get something out of the door. Or you just can’t do the proper testing and investigating to write a more clear message and guidance.

Please just admit that this is the case. ”I didn’t have time to do more”. Don’t pretend the ”Oops” is something different than ”server error”. Users hate this as much. It doesn’t help them. It just annoys and tells them something they already know. Something uhm got wrong. And they can’t get any help getting through.

It’s a pain working with proper error messages. But the reward can be astounding when you do. I have. Your reviews in the stores improves, because people don’t need to contact you because ”the app is not working”. They have got guidance through the error message.

How trustworthy is a service that gives the message ”Oops.. we have no idea what happened.. ”. If you do care about users trust in your product, then probably it’s worth doing something with your error states. Would you like to see this when applying for a bank loan or entering your credit card number.. or buying a car?

In stead of ”Oops, something got wrong and we don’t bother about it really” the user might instead read ”We’re sorry, your message/search/whatever wasn’t posted. This might happen because of <x>. When this happen, you can try to restart your app, reinstall it, restart your browser/phone, check <z> or contact us at <y>.”

Even better, with a nice instructive illustration. If you don’t have much space, which is common in many products, there’s always a way. Talk with your designer if you have one, or try to make something very simple.

If you do put some effort, in some of your error messages, check out the reactions – or the absence of reactions. To help users succeed and get through when using our beautiful creation, isn’t that what’s it all about.. ?

Someone started the trend, but who does it help?

Beta av mejlkorgen = jobba?

Nu när många går tillbaka till jobbet efter semester syns artiklar här och var om hur man ska hantera det.

Ett återkommande tema är i dessa artiklar är ”beta av mejlkorgen”. T.ex ”hur du kan beta av mejlkorgen på effektivaste sätt” osv.

När och hur blev ”beta av mejlkorgen” ett jobb undrar jag. Jag vet att väldigt många gör det här när de återgår till jobbet efter en helg, en veckas ledigt, några dagars sjukdom osv. Det första de gör är att försöka läsa och svara på varenda mejl som kommit in. Ibland långt in på kvällarna.

Det jag undrar är, om det verkligen är det viktigaste du, jag, någon har att börja med när vi kommer tillbaka efter några veckors semester? Är det att läsa och besvara alla mejl?

Många som jobbar inom IT eller ledarskap har väldigt många kontakter. Med leverantörer, medarbetare, team-medlemmar, chefer, stakeholders, användare, andra team och teamledare, jurister, kundtjänst, u name it..

Antal konversationer tror jag har ökat explosionsartat i takt med antal beroenden och mer komplexa och komplicerade system.

Att ”beta av mejlkorgen” kan för många av oss lätt betyda att det är det enda man gör. Läsa, scanna av och svara på mejl. Är det vad ditt jobb går ut på, undrar jag? Eller har du en viktigare uppgift?

Den frågan har jag ställt mig många gånger senaste åren. Hur viktigt är det att ”beta av mejlen”. Ganska lite, har jag kommit fram till. Oftast är det andra saker som är mer viktigt. Som att samla trupperna, lösa ett problem, planera närmsta veckan, godkänna något, köpa in något, starta upp eller avsluta något, undersöka något. Och jo, för många av de uppgifterna så behöver man kontakta någon, via mejl (!), chat, telefon osv.

Men det är själva ärendet som är viktigt. Och då är det DE mejlen som är viktiga att ”beta av”. Inte alla andra också. T.ex om vi har en server som strular för vår webbsajt. Som gör att webben går upp och ner eller är väldigt långsam. Då behöver det problemet lösas, de inblandande personerna kontaktas och svaras på. Genast. inte i någon slags klump av att ”beta av mejlen”.

Nej, bort med ”beta av mejlen” som arbetsuppgift, och fokusera på vilka uppgifter som ligger närmast och är viktigast att få en lösning eller avslut på. Scanna av mejlen efter de involverade personerna och ta tag i dem.

Om vissa mejl aldrig blir besvarade eller ens lästa, vad gör det, om det inte var så viktigt just nu? De kommer tillbaka när den uppgiften är viktig.

Och ja, ibland är det viktigt att bara vara trevlig mot någon som mejlat. En kollega du sällan hör ifrån, eller en leverantör som man vill hålla en god relation med. Leta efter de mejlen i högen som växt, och svara något trevligt. Men även de kan oftast vänta ganska länge, har det visat sig. För också de har ofta ett eget hav av mejl i lådan. Och sluta prioritera mejlboxen i sig som din viktigaste arbetsuppgift. Det är sällan den är det. Även supportpersonal och kundtjänst som kanske har de mest mejlintensiva jobben, har prio-ordning på sin mejlkorg och behöver inte alltid svara på alla.

Vad är din viktigaste arbetsuppgift första veckan på jobbet? Ta en stund och reflektera över det första stunden på jobbet. Och agera på det.

När jag har haft för många viktiga projekt och uppgifter samtidigt, har jag ibland skrivit ner den uppgift som är den viktigaste den här veckan på ett A4. Och satt upp bredvid min skärm, för att påminna mig själv och omgivningen.

Det är de mejlen jag läst.

Och inte en enda gång på många år har jag fått frågan ”varför svarade du inte på mitt mejl”. Antagligen för att det inte var så viktigt för dem heller just då.

Simma lugnt, även i mejlhavet.

Corona-tider för oss inom data

Jag tillhör en väldigt privilegierad grupp datakonsulter just nu och är oändligt tacksam för det. Mina känslor går till alla i min närhet, småföretagare och taxiförare, som ser sin dagsinkomst sjunka till botten. Jag önskar att pengarna som sägs finnas, går till dem först. Jag var småföretagare förr, och min business hade gått i botten idag om jag varit där. Mina kunder då, var inom turist- och sportnäringen. Så jag förstår vad konsekvenserna kan bli.

Eftersom min blogg handlar om systemutveckling, kommunikation och ledarskap tar jag mig ändå friheten att reflektera över vad som händer på min arbetsplats, i mitt team. När vi inte längre kan jobba nära tillsammans.

Inom agil utveckling betonas vikten av närhet och fritt flödande kommunikation. Vad händer när alla från en dag till en annan, kommenderas hem?

På min arbetsplats har det sett ut så här:

Vecka 1:

Stor förvirring och frustration, då ingen vet eller kan använda något vettigt video-verktyg. Tidigare standardverktyg (behöver jag säga Microsoft Skype) visar sig inte fungera för väldigt många, redan dag 1.

Inom några dagar har vi fått pro-versionen av Slack, så att vi kan köra video på enkelt sätt. Något hela avdelningen med ca 100 pers, önskat och frågat efter i mer än ett år. Helt plötsligt gick det.

Nu löser inte Slack allt man behöver för video i grupp, men förbättringen från strulande Skype (tidigare Lync) är enorm. Tänk vad snabbt stora olösliga licensproblem går att lösa. Nöden har ingen lag som det sägs.

Vi kan heller inte läsa mail, av tekniska skäl då uppsättningen av mail är något speciell. Ett större problem för en del, ett icke-problem för många.  Mötesbokningar och information börjar skötas över Slack. Fungerar helt ok, men saknar Outlooks kalender. Mailen, not so much. När mailen fungerar dåligt så ansluter många fler i huset, utanför avdelningen, till Slack och blir aktiva där.  Jippie!  Inget ont..  eller var det helt enkelt mailen som var ond..?

Vecka 2:

Jag märker en ökad produktivitet och fokus i teamet, och mig själv. Alla fick helt plötsligt ro och fokus att få jobba ostört längre perioder under dagen. Utan brus, ganska kass ljudmiljö och diverse saker som tar fokus under en dag på kontoret.

Med undantag för de som har förkylda hemmavarande skolbarn förstås. Fast även de verkar konstigt nog få en hel del gjort den här veckan.

Jag känner att jag får fler saker gjort. Och känner mig generellt lugnare. Folk, och jag själv, svarar snabbare på chat. Vissa möten känns mycket effektivare. Ingen orkar sitta för länge framför en kamera eller i telefon, utan försöker krispa till dialogerna och inte snacka runt ämnet. Påminner mig lite om när jag en period jobbade med ett ryskt team på distans. Vi tvingades vara extremt tydliga med vad vi ville, och ställa frågor.

Uppstår några konstiga konflikter i chat-kanaler. Missförstånd, man kan ju inte skicka hur många smileys som helst i varje mening. Video är överlägset, då ser man ju om någon ler. Men många använder bara chat eller röst, av teknikskäl eller för att det helt enkelt är en större tröskel att slå på videon.

Jag försöker slå på kameran så mycket som möjligt, trots att jag varken är så sminkad eller välkammad som jag borde. Och även när det bara är jag som har kameran på. Det gör skillnad. Och det är mer än en känsla. Alla borde refklektera över sin egen kommunikations-bandbredd och Alistair Cockburns kommunikations-modell  i dessa tider. och referenser http://www.agilemodeling.com/essays/communication.htm

Chat befinner sig mellan telefon & email på skalan by the way. Grafen har några år på nacken.

Viss social rastlöshet infinner sig. Märker på avdelningen att allt fler börjar ha någon slags social distans-fika och liknande.

Folk börjar träna online. Fler tjänster, som Sats, Pilates-center, yoga-studios mfl börjar livestreama. Och i Slack-kanalerna tipsas hej vilt om promenader och hemma-övningar.

Men Heja, det här går ju! Och så farligt var inte konflikterna. Tur att vi hunnit jobba ihop en del innan denna isolering.

Vecka 3:

Sjuk. Ont i kroppen, hängig. Känner mig pestsmittad. Borde jag måla något på min ytterdörr? Sätta på en corona-brosch?  Försöker hänga med litegrann och få några saker gjort.

Märker att det blir mer individuellt arbete. Man orkar inte synka precis allt man gör och jag tror att den naturliga biten när man sitter bredvid varann och bara vänder sig om och frågar – ”vad tänker du om det här”, eller ”jag hörde vad du sa, hur menar ni då, kan vi göra så här i stället”, helt enkelt inte finns. Man gör inte alltid det online.

I slutet av veckan ser jag dock dialoger i kanalerna som visar att folk faktiskt frågar ändå ibland.

Inser att kommunikation och riktlinjer tolkas olika av olika personer, vi har visst hört olika saker. Är det värre än vanligt, eller bara som vanligt?

Nu börjar fler fråga efter whiteboard- och workshopverktyg online. Några kollegor i branschen har redan kommit igång stort med utbildning och workshops online. Formatet får anpassas. Ska själv prova https://miro.com/ snart tror jag, eller https://app.ziteboard.com/

Några har börjat med egna sociala events online, som zoom-dans t.ex 🙂 Mina frilansande bransch-kollegor Jennie Persson och Anette Lovas har verkligen tagit online-jobbet, både det sociala och workshopandet till en helt ny nivå. T.ex Design Studio Online. 

På konsultbolaget, Agical, brukar vi träffas en gång i månaden och umgås och ibland jobba lite ihop. I feberdimman den här gången körde vi vår gemensamma frukost online, testade både Discord och Whereby och Slack förstås.

Whereby verkar vara mycket lovande, och kanske bättre integritet än Zoom.. Slack fungerade finfint med video upp till ett visst antal.

Vi är sociala varelser, no surprise.. behovet av umgänge är oändligt. Tyvärr känner jag att flera timmar över video gör mig väldigt väldigt trött. Även när jag är frisk. Det kan inte ersätta fysisk samvaro förstås. Vi är organiska och inte digitala varelser, än så länge.

Jag älskar egentligen att vara hemma, slippa bruset en stund. Och spara väldigt mycket restid och lägga den på promenader i stället. Men jag börjar sakna att se mina kollegor på SL och konsultbolaget. På riktigt. Och att klä på mig ordentligt, i stället för yogabrallorna..

Jag tror ändå att det finns mycket lärdomar av detta och praktiska saker vi kan göra annorlunda, när arbetslivet återgår till det mer normala igen.

Varför inte jobba hemifrån varannan vecka?  Bli krispigare och tydligare i möten. Tänka igenom och analysera medvetet om frågan när vi behöver resa och träffas, och när vi faktiskt inte gör det. Och hur viktigt det är att också göra det.

Att det går att jobba och ha möten över video betyder inte, INTE, inte! att alla personliga möten kan ersättas med online.  Som många organisationer och individer tyvärr tycks tro.  Både före och efter denna corona-kris.

Däremot kan vi både minska trängsel och klimatpåverkan, och kanske få både högre fokus och arbetsro, om vi tillåter oss själva och våra team, på ett strukturerat sätt, med verkligt bra tekniska hjälpmedel, få jobba hemifrån oftare.

Hur blir vecka 4 tro?

 

 

 

Julimetoden steg 2: Mindset som om det var juli

Under hösten har jag haft ambitionen att jobba mer som man gör i juli. Dvs få den där luften och stunderna för samtal, kreativ problemlösning, reflektion och tid med teamet.

Min approach har varit att låtsas som att det finns tid i kalendern och sitta kvar, prata klart, låta samtal ta tid. Som man brukar göra i juli. I stället för att rusa till nästa möte.

Det blir en ganska orättvis jämförelse med ”innan”, eftersom jag bytt produkt och kanske har lite andra förutsättningar än tidigare. Jag tror ändå att ens mindset och approach påverkar mycket mer än vi tror, hur vi hanterar kalendern, problemlösning och tid.

I de mest stressade situationer, så finns det människor som ändå tar sig tiden för samtal. Jag har mött sådana personer både på SL, Nobina och andra intensiva arbetsplatser med stora tekniska utmaningar och hårda deadlines. De har varit mina förebilder den här hösten.

Sitt kvar, boka inte möten på möten, så att du kan sitta kvar. Om du är mitt i ett viktigt samtal, t.ex för att förstå ett problem eller hitta en lösning, låt det bli klart. Om du råkar ha ett möte som börjar – försök att boka om eller lägg senare. Det går förvånansvärt ofta har jag märkt.

När du ska vara med på ett möte med många människor inblandade, som inte går att flytta till senare, undvik att ha ett annat före.

Lättare sagt än gjort, sa jag för ett år sedan. Men genom att jobba på min egen attityd till kalendern, möten och människor lyckades jag tillslut, att skapa luft. Jag insåg att om jag aldrig fick samtala klart, aldrig fick vara med att lösa ett problem, alltid var på väg någon annan stans, så skulle min yrkesmässiga själ och arbetsglädje dö.

Och jag skulle inte vara särskilt effektiv eller produktiv heller, genom att springa. Tvärtom. De gånger jag dragit i bromsen, har kapaciteten och resultatet lönat sig direkt. Och dessutom smittar den där stressen så ingen annan heller tillåter sig att prata klart, stanna kvar i stunden, lösa problemet. Precis som att ett lugn också smittar.

Hellre att ta en del jobbiga konversationer om att flytta ett möte, vänta med en del frågor och andra viktiga problem. Så att ett i taget, eller möjligen två i taget, kan få lösas först.

Klassiskt Kanban-tänk och kö-teori alltså. Minska antal pågående aktiviteter, så kommer det gå fortare och bli bättre lösningar. Det stämmer varje gång.

Julimetoden kanske är en kombination av ett ”jobba i juli”-mindset och Kanban-metoden.

Julimetoden – steg 1: Fejksemester

 

 

Julimetoden – steg 1: Fejksemester

Det börjar bli dags för drastiska metoder, ser jag. Runt omkring mig, oavsett organisation (förutom de riktigt små).

Alla effektivitets- och produktivitetsvinster vi uppnått genom nya agila metoder, digitala verktyg, videokonferens-system, smarta telefoner verkar vara borta.

Vi jobbar snabbare, och delvis bättre, får mer gjort på kortare tid. Oavsett om du är systemutvecklare, administratör, ekonom, projektledare, verksamhetschef eller något annat.

Men all tidsvinst vi tjänat har inte ersatts av möjligheter till innovation, kreativitet, balans i livet, trygghet och arbetsglädje. Tvärtom. Luckorna som senaste 10-20 åren har skapats har istället fyllts med ännu mera arbete och projekt. Samma personer ska göra fler saker. Och på kortare tid. Tightare deadlines.

Inte första gången jag får veta att ett system som tagit 25 år att bygga ”klart”, nu ska ersättas på 6 månader.  Jag ser det överallt.

Jag tror att det här handlar om ett par saker:

1. Vi är inte ens medvetna om att vi gör det. Fyll på med nytt. Alla viktiga projekt som måste genomföra – i ÅR! Kunderna säger ju det.
2. Rädsla att halka efter i konkurrensen. Alla andra (läs startups) är så snabba på nya tjänster, som riskerar att skaka om vår egen affär eller verksamhet. Kunderna kommer lämna oss! Vi går i konkurs om vi inte gör detta, NU!

Det stämmer inte.

Trots all brådska, så tar det fortfarande jättelång tid att genomföra komplicerade tekniska och mänskliga projekt.

Särskilt när de som ska genomföra det, tvingas genomföra en massa andra projekt, arbetsuppgifter, support och utveckling samtidigt. Då tar det ännu längre tid. Och ganska många (400 000 tror jag senaste siffran var), springer in i väggen och blir sjukskrivna. Och då ska allt förstås göras på ännu färre personer..  I stället för att dra i bromsen.

Ingen kommer dra i bromsen åt oss. Cheferna som både har förmåga & mandat att kanske dra i bromsen, är minst lika utsatta. Av krav från andra håll. Av arbetsuppgifter som måste göras, som ingen annan gör.

Så nu är det dags att dra i bromsen själva.

Ett sätt, lite mer drastiskt än att bara säga ”nej, jag har inte tid”, är att börja tänka som i Juli.

De som jobbar i juli, en vecka eller en dag, upplever ofta både lugn och kreativitet. Fokus och arbetsglädje.  För att många är frånvarande. Pressen minskar. Deadlines har skjutits till hösten. Helt plötsligt var det där som var så bråttom, inte så bråttom.. och de där mötena som är så viktigt för alla att vara med på – är inte viktigt för alla att vara med på, eftersom några är på semester. hur kommer det sig egentligen? Attityd och mindset.

Kan vi göra detta även resten av året?
Jag är övertygad om att det går. Men det kräver en stor omställning både hos oss själva och hos vår omgivning. Och det kommer ta tid.

I väntan på att sundheten och hållbarheten kommer in i projektportföljerna och arbetsfördelningen, bemanning, budget och rekrytering måste vi göra några saker – nu.

En sak jag har börjat göra är att boka in semesterdagar i kalendern. De som har Outlook vet att det då markeras som lila, dvs frånvarande. Alla ser det.

Men istället för att åka till skogen och plocka svamp, eller bara sova hela dagen, så tar jag den dagen på kontoret, eller någon annan stans, och jobbar. Fritt, utan möten, utan tryck. Alla vet att jag är borta. I bästa fall har jag med mig ett par kollegor, så att vi kan lösa ett problem tillsammans, planera eller bara sitta bredvid varandra och jobba i tysthet, för att ventilera i pauserna.

Omgivningen tror att jag har en semesterdag. Och låter oss vara.

Det finns fler sätt. Steg 1: Boka in en fejksemester.

 

 

 

 

 

Indien och vi

Ett meddelande i tunnelbanan, på Skype-chat. Från Navin.

”Hi Ulrika”

Jag har inte haft mycket kontakt med honom, men nu, efter snart 4 månader i projektet börjar vi känna igen varandras namn. Tillräckligt mycket för att han ska kontakta mig på chat i stället för via mail.

”Hi”

Han hade en fråga om att ändra datum för någon serveruppdatering. Tidigare har den frågan bara kommit på mail.

För någon vecka sen, bad jag hans kontaktperson i sverige hälsa teamet i Indien, som är en leverantör och egentligen inte riktig del av teamet här, att jag tycker de är professionella, strukturerade och noggranna.

Trots all vår huvudvärk över den tekniska arkitekturen som inte är deras beslut.

Undrar om den hälsningen gick fram? Eller om det bara är så att han hade bråttom. Eller om han tyckte att vi mailats tillräckligt länge för att reach out, på tunnelbanan.

Känslan jag fick var bara, att, en människa, precis som jag, som brottas med samma eller liknande problem, i samma projekt som jag, sitter i Indien och reach out.

Ett ord, ett par meningar fick mig att känna mänsklig kontakt. Det är märkligt.

Kanske är det mediet – chatt – i stället för mail som gjorde att Navin plötsligt blev en människa i stället för en avlägsen ”tekniker”.

Eller bara att jag sett hans namn och kanske en mycket liten thumbnail till bild tillräckligt många gånger för att börja känna en relation.

Men jag slutar om en vecka i det projektet, och de får ett nytt namn.

Som precis som jag kommer ha en lång startsträcka för att förstå vad de vill med sina mail. och förstå vem som gör vad och hur alla dessa indiska namn hänger ihop.

Och Navin får börja om, med nästa svenne som tar en vecka på sig att svara ibland.

Tänk om vi ibland bara fick fortsätta relationerna.

IT borde handla mer om relationer, mindre om avtal. För vad är priset egentligen?

Vi sitter i samma båt. Indien och Sverige. Glöm inte det. Även om det är betydligt renare luft och bättre arbetsvillkor här. Kom ihåg det när du klagar över ”Indien”. Som gör sitt jobb, ofta mycket mycket bättre än vi under riktigt dåliga villkor. Var tacksam över det vi har här och jobba för att våra villkor ska spridas. Ända till Orienten.

Vilka arbetstider har dina indiska kollegor/leverantörer.. egentligen?
Har du tänkt på det?

Tänker jag, på tunnelbanan, på väg hem när klockan är 4 och klockan i Indien måste vara.. 4+7 = 23 på kvällen och Navin sitter och chattar med mig. Jobbar, svenska kontorstider.

 

 

 

 

Prototypen – optimalt för krav- och behovsarbete

(bild från wikimedia commons, NASA)

Både när det gäller det ”agila” sättet – att helt enkelt hoppa över förarbetet, och det ”gamla” sättet att speca ner alla idéer man har om hur det ska fungera innan någon börjar göra något, så anser jag att samma arbetssätt bör införas i båda verkligheterna – prototypen.

Ett optimalt förhållningssätt till krav- och behovsarbete är enligt mig principen ”I know it when I see it”. Dvs att jag och kunderna förstår behoven först när vi ser något på riktigt och kan känna och klämma på det även om det inte är klart. Först då har vi en uppfattning om vad vi faktiskt behöver och vad som fungerar. Så har materiell produktutveckling alltid gått till, men alltför sällan i mjukvaru-världen.

Läs hela inlägget på:  https://www.linkedin.com/pulse/prototypen-ett-optimalt-f%C3%B6rh%C3%A5llningss%C3%A4tt-till-krav-ulrika-park/?published=t

 

Agile Leadership Retreat – Palma 2017

I just got back home from 4-5 days of Agile Leadership Retreat, initiated by Annika Widmark (Storyguide, Storybloggen) and Maria Alfredéen (SAS, Theagilepmo).

Gathered with a total of 7 experienced leaders/managers in different roles (Digital Manager, Development Manager, Product Manager, Agile Coach) we spent these days in a self organizing training workshop. With the main purpose to learn, train and develop ourselves in leadership, management and agile work. Applying each others experiences. The purpose was also to give ourselves space and time from ordinary work to read, write, explore and try new tools, games, models and reflect.

Of course this was a total success. Since I came back, I’ve felt very strong, a feeling I usually don’t get from a course or conference. After conferences and courses I usually feel inspired and full of energy, but this time, I felt like I just grew a meter.

This is not a summary of the event, I wouldn’t even try.  But I can share a few things on our schedule. We all brought and shared some favorite tools, models, facilitation techniques etc. And we had a lot of time for coaching each other practically and mentally.

Some things that emerged on the schedule: (everyone wasn’t part of everything, there were also other things going on)

– Lego Serious Play (intro). We used it to present ourselves and build a model of the group and an agile manager. Can be used for many things, like business development, team building, product strategies etc. A favorite technique to analyze things.

– Design Studio on the topic ”the Agile leader/manager”. Very structured method to get everyones knowledge and opinions in one picture, and the time to explain what everyone mean. It’s tough to use a pencil and draw but with practice we will manage 🙂

– Dialogue Seminar Light on the topic ”Organizational structures as obstacles for agile work and how to deal with mgmt groups”. Power of storytelling. Everytime I get the chance to use this method, even in a ”Light” format, I get struck by the deep insights coming from it, even though the real method is where we want to go to get the real understanding appear.

One thing that came out from it was the reflection how big of a change it makes when you change the title from ”Team support group meetings” to ”Managment group meetings”. Everything changes.

– 360 Stories Game: A board game to use for teams, to deepen knowledge of individuals stories and background. Puh! Got pretty personal, but with facilitation it was easy to also use more simple stories of oneself.

– Feedback Game (ask Pär Jansson for info.. very rewarding game full of useful insights about groups, individuals and oneself)



– Video watching  for instance ”Lead like the great conductors”  https://www.ted.com/talks/itay_talgam_lead_like_the_great_conductors

Recommended! If you haven’t seen this and are interested in leadership, see it. If you have already, see it again.

– Many book and video recommendations

– Opportunity Canvas – very useful to explore and solve a problem, a software, a product, business.. Thanks Anna K. Gustafsson for very professional and practical coaching!

– Roadmapping & Effect maps

– Quality mgmt. Thanks HG for serious and simple advice in this matter.. 🙂 Remembered how I used to do..

– ”Manage yourself” by Drucker and training the method. Lot of conversations about this little article. Recommended.  And credit to Niclas Reimertz for giving me this book a long time ago, now it was time to read it seriously. Comment: Some ”agile” people discard HBR as old fashioned methods and mgmt. Bull shit. Lot of classical sustainable content in this collection.

– Exploring Pinterest as tool for link management/professional knowledge base. It’s just great.  Pinterest Inspiration – Agile Retreat by Maria Alfredéen and contributions

– Lean Coffee on the topic ”Challenges in my everyday work”. A lot of ”fikas” should use this method when people want to educate themselves while drinking coffee.

– Salsa training, and practicing for real 🙂
– Grounded coaching continuisly during every meal, thanks Mario for keeping us on the Earth seeing what matters.

– Morning Pilates/Yoga on terrace
– Bar Abaca 🙂
– Fantastic restaurants
– Swimming in sea
– Puzzle shopping

Probably I have missed much in the list, still I can’t believe how much we did in these few days while being very much on a retreat, with no hurry at all.

I just highly recommend to attend if you ever get the chance, or maybe get inspired to do it yourself.

For more information about the format and upcoming events, contact Annika Widmark @ Storyguide

Love you all who were there! You got me stronger and wiser.