Tips till konsultköpare

Samma dag jag bestämde mig för att lämna konsulttillvaron ett tag så fick jag några nya insikter, kanske har det med perspektivet att göra. Så snart du kommer utanför det snurrande hjulet är det lättare att observera vad som händer i hjulet.

Något som för mig nu framstår väldigt tydligt är hur extremt mycket (arbets)tid som läggs i vårt IT-samhälle på rekrytering, eller snarare inköp, av tillfälliga konsulter. Både av konsultköpare (ofta verksamhets- eller IT-chefer), konsulterna själva (ofta högavlönade kunskapsarbetare) och konsultsäljare (ofta mycket kompetenta och högavlönade kunskapsarbetare).

Konsulting är den nya anställningsformen. Vad jag ser på svenska IT-relaterade avdelningar är att det inte är ovanligt med hälften anställda, hälften konsulter. Egentligen är det bra, en flexibel arbetskraft som kan röra på sig snabbt när det behövs.

Det som INTE är bra enligt min uppfattning är den enorma mängd tid som läggs på avancerade inköpsprocesser av ett stort antal människor för att ofta inte köpa alls, eller efter en lång och tidskrävande köpprocess, göra ett köp för mycket kort tid t.ex 3 månader.

Jag uppskattar mina tidigare kunder och potentiella kunder, de har varit ambitiösa och ärligt intresserade personer, som gör ett bra jobb. Det jag kritiserar nu är systemet för hur svenska organisationer ofta upphandlar konsulter. Av gammal vana, tradition eller bara en viss brist på analys av processen.

Det är inte sällan jag varit med om 3 månaders inköpsprocedur för ett 3 månaders konsultuppdrag. Samtal, intervjuer, mail, telefonkonferenser, cv-skrivande, prov-seminarier, uppföljning, intervjuer och lunchande med ännu fler (annars väldigt upptagna) chefer.

När jag slog ihop det totala antalet arbetstimmar som lagts ner av ett företag för mitt eventuella 3-6 månadersuppdrag, av ett 10-tal chefer + min egen och säljarens tid, fick jag ihop det till minst 40 timmar, en arbetsvecka av högkvalificerad arbetskraft.

Tänk hur många samtidiga köpprocesser som pågår just nu, även om det bara vore 10 samtidigt = 10*40 = 400 arbetstimmar som tas från något annat – mer värdeskapande arbete i våra organisationer?

Är det värt det?  

När beställaren efter några veckor kommit fram till att ”jo, det verkar bra vi kör på detta” och hörde av sig till säljaren för att göra upp, hade konsulten naturligtvis hunnit tacka ja till ett annat uppdrag. Och beställaren fick börja om processen med den 3:e potentiella konsulten. Hela köpprocessen var vid detta tillfälle uppe i ca 4 månaders kalendertid, eftersom en tidigare tillfrågad konsult också hunnit tacka ja till något annat medan beställaren konfererade.  Innan de hittat nästa potentiella konsult har kalendertiden överstigit tiden för uppdraget.

Är detta klokt??

Och jag har sett samma sak, gång på gång på gång.

En annan lika vanlig variant är:

Beställaren kontaktar oss (konsultföretaget) av personliga skäl, känner någon som rekommenderat någon etc. Vi åker dit med den rekommenderade personen, för en både lång resa och lång intervju där konsulten presenteras för olika personer, introduceras till beställarens organisation och utmaningar, en dialog startar och fortsätter på mail och telefon efter intervjun.

I detta fall är beställaren ganska snabb på att bestämma sig för att ”jo, det här verkar bra, vi vill gärna jobba med dig.” ”Så nu börjar vår budgetprocess. Vi hör av oss när den är klar”.  !!  Det fanns inte ens avsatt medel för att göra ett inköp!!  När budgetprocessen sedemera är klar och det verkar finnas ett ok på finansiering, ca 2 månader senare, är naturligtvis konsulten ute på annat uppdrag och kan inte tacka ja. Så beställaren, konsultköparen, får börja om köpprocessen. Denna gång förhoppningsvis med budgeten klar.

I detta fall, när jag lägger ihop timmarna, är vi ca 5 inblandade personer i köpprocessen, hos beställaren och hos leverantören. Högkvalificerade kunskapsarbetare som tillsammans lagt minst 30 arbetstimmar på en inköpsrutin som inte ens kunde leda till något, eftersom budgeten inte var säkrad.

Är det värt det?

Vad tycker du som konsultköpare? Kanske är det någon viktig del jag missat, som jag inte förstår.

Jag tror att hela denna procedur handlar om att köparen så gärna vill göra rätt. Det ÄR mycket pengar för de flesta att köpa en kosult för kanske 1000 kr/tim och uppåt. Därför vill köparen göra allt som står i dennes makt för att säkerställa att det är rätt person, rätt kompetens som kommer in. Så köparen ser till att skaffa förankring, genom att flera viktiga personer involveras, att det avsätts ordentligt med tid för intervjuer, presentationer och uppföljning. Kanske ett prov-uppdrag (seminarie-liknande aktiviteter som den tänkta konsulten förväntas hålla) etc. För om alla dessa undersökningar gjorts kommer rätt beslut fattas.

Viljan att göra rätt verkar ha en förmåga att gå överstyr.

Både hos köpare, konsulter och säljare.

Och när köpprocessen är klar, är konsulten redan upptagen på annan plats och oändligt många arbetstimmar har lagts på en köpprocess som inte leder någonstans.

Så här skulle konsultköpare kunna göra i stället, åtminstone vill jag agera så när jag står i köpläge:

• Pengarna först! Money talks! Se till att du som beställare har en avsatt budget redan när du börjar, så att när du hittar rätt konsult kan slå till direkt utan väntan.
• Genom detta kan förankringsprocessen handla om avsatta medel, snarare än person. Så när det är dags för personintervju – kan du sköta det själv med någon nära teammedlem.
• Får du ett bra intryck av personen och hyfsat pålitliga meriter,  ge det en chans, med möjlighet till snabb utgång. Avtala fram snabbt inköp – snabbt avslut om personen visar sig vara fel. Våga riskera att du omöjligt kan ta reda på allt om personen i förhand. Väg tiden före mot värdet efter.
• Om personen är rekommenderad av någon du litar på, eller du har hittat denna genom dina nätverk och kontakter, slå till direkt! Det kan visa sig vara fel, men vad är rekommendationer annars värt?
• Bestäm i förhand hur mycket tid som får läggas totalt på köpprocessen av involverade personer internt. Fördela den där det ger mest värde. När den bestämda tiden är förbrukad, fatta ett beslut. Är du för osäker? Fatta beslutet nej då.

Konsulter är en fantastisk kraft för tillfälligt arbete, när du inte vill anställa. En mer medveten köpprocess kommer gagna både köparens organisation och samhället genom att kompetens används där den gör mest nytta.