Under ett flertal kurser har vi bett deltagare (ofta, men inte alltid, erfarna projektledare) att beskriva ett projekt de varit med om, på jobbet eller privat, som varit särskilt framgångsrikt och vilka förutsättningar och faktorer som fanns på plats.
Det som är utmärkande från dessa samtal är att:
- alla, oavsett erfarenhet, kan beskriva minst ett projekt som varit en framgång
- alla kan med enkelhet identifiera vilka framgångsfaktorer som låg bakom
- uppräknade framgångsfaktorer är till 95% i linje med principerna i det agila manifestet.
Vid senaste tillfället, på kursen “Att leda och driva agila projekt” på Frontit, så reflekterade deltagarna över den på något sätt självklara uppräkningen. “Vi sitter ju själva på svaren – varför GÖR vi inte detta hela tiden?”
Här är deras framgångsfaktorer och recept för framgång i projekt:
SCOPE (Omfång)
- Inte för stort
- Akta svällning
VERKSAMHET OCH KRAV
- Verksamheten med, hela tiden
- Närhet till kunden, har mottagaren med sig
- Har med sig kravställare och engagerad kravägare
- Visa skarpt mot beställaren
- Engagerad beställare
- Förberedelser, kratta manegen
MÅLBILD
- Tydligt mål
- Förståelse – alla drar mot samma mål
- Delmål – driv mot målen från start med timeboxar
- Beskriv VAD vi ska lösa, inte hur
TEAM
- Alla var där
- Folk engagerade
- Hålla lusten vid liv!
- Fira segrar
- Tät grupp
- Kräver närarbete
- Tydliga roller
- Emotionellt/funktionellt perspektiv
STYRGRUPP
- Engagerad och aktiv styrgrupp, som är påläst och tar sitt ansvar
- Utbilda styrgruppen
KOMMUNIKATION
- Kommunikation – intern och extern
- Samma språk
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING
- Utvärdera projektet löpande – och korrigera på vägen
- Ha bra uppföljning – hela tiden
VÄRDERINGAR
- Prestigelöshet
Grupperingen har jag gjort nu för att det ska bli lättare att läsa, säkert skulle någon av deltagarna valt en annan gruppering.
Efter att ha fått liknande faktorer vid olika tillfällen är det värt att särskilt uppmärksamma Team-faktorerna. Vi bör inte underskatta värdet av sammansvetsade team för att nå framgång. Tyvärr verkar detta bli mer och mer ovanligt i projektvärlden. Tillfälliga projektmedlemmar, projektmedlemmar på distans, splittrat arbete, lokaler som inte är anpassade för teamarbete, liten tid och inga pengar för teamstärkande aktiviteter mm gör att vi slår undan benen för oss själva när vi försöker driva “projekt”.
Själva idén med ett projekt är en fokuserad insats under en avgränsad tidsperiod som samlar olika kompetenser för att få ut nytta av teamorienterat arbete.
De organisationer som arbetar med långsiktiga team, dvs samma team – olika projekt eller utvecklingsaktiviteter, verkar nå större framgång. När glömde vi bort team-tanken i våra projektorganisationer?
Som projektledare, eller för den delen vilken roll som helst jag får i ett projekt, säkerställer jag numera att dessa faktorer (och synonymer) finns på plats innan jag gör ett åtagande som deltagare. Om de inte finns på plats när jag kommer in frågar jag vad vi kan ta för steg för att få dessa på plats. Vid t.ex distansarbete kan kreativa lösningar för närhet hittas, det finns exempel på detta. Om situationen är “omöjlig” avstår jag hellre än att fortsätta kasta pengar i sjön genom att spendera beställares investeringar i arbete som inte har eller kan få rätta förutsättningarna att lyckas.
Hur gör du?
Håller verkligen med dig Ulrika angående teamens sammansättning. Jag ser de stora fördelarna med att teamet består av folk som jobbat tillsammans under flera projekt – man känner till varandras personligheter, styrkor och svagheter och vad som motiverar de olika individerna. Då är det lättare att få teamet att kämpa tillsammans mot ett gemensamt mål (produkt/leverans etc). Dock måste man passa sig för groupthink/mental inavel
Nackdelen med ständigt ändrade konstellationer i projekt är att det tar mycket tid och energi i början att försöka få ihop en lagkänsla, hantera konflikter, skapa åtagandekultur etc.
ett ständigt inflöde av nya personer i ett nytt team är nog mer positivt, se det som “nytt blod”. Nya ideer, nya synsätt, fräscha opinioner på retrospects, fräscha kunskaper, ny humor, nya historier..
Hej Adrian. Jag tänkte mer på team som fenomen – att vi glömt bort synergin med denna konstellation, oavsett om de är långsiktigt stabila eller mer ombytliga. Bara ATT man arbetar i riktiga team – dvs tillsammans, fokuserat med gemensamt mål etc är det som vi borde tänka på oftare när vi försöker jobba i projekt.
Just nu sitter jag i ett mini-utvecklingsprojekt där vi inte jobbar som ett team av olika skäl. Dubbel bokföring (för vi har olika verktyg) är bara en av de “flaws” som är väldigt märkbar och kostar pengar.
Det är slöseri att inte jobba i team, långsiktigt eller ej.
Jag har jobbat med verksamhetsutveckling och projekt i över 30 år. jag har också varit “project auditor” för att antal projekt.
Om jag ska sammanfatta de viktigaste förutsättningarna för succé så är de
1 Man har tagit ut rätt kompassriktning
2 Rätt personer i projektet
Kompassriktning
-vilken effekt är vi ute efter
-vad ska levereras för att nå effekten
-av projektet
-av andra
Rätt personer
-sakkompetens
-emotionell kompetens
-värderingar som passar för uppdraget och teamet
-engagemang
Jag har tänkte på det… kan man på något vis definiera vad en agil kund är? Jag lär knappast leda några mjukvaruprojekt, snarare vara beställare. Så hur är en bra sådan för att ett agilt projekt skall vara framgångsrikt?